Vitacolo, le spécialiste du convoyage des enfants en colonie de vacances

vitacolo.fr: Vitacolo, le spécialiste du convoyage des enfants en colonie de vacances

Le convoyage désigne le transport des enfants entre la gare d’une grande ville donnée et le centre où va se dérouler la colonie de vacances. En fonction des organismes, c’est le personnel de la SNCF ou ce sont les animateurs eux-mêmes qui se chargent de la réussite de ce transport.
Vitacolo œuvre pour rénover le monde de l’Education populaire, et des colos en général. L’Association s’est donc lancé dans un partage d’informations et de recommandations utiles à tous les organismes et à tous les acteurs des colonies de vacances. Cet article permet donc à n’importe quel organisme ou directeur de trouver une démarche méthodologique pour organiser au mieux leurs propres convoyages.

L'art du convoyage

1) Avant le départ :
Dès le mois d’avril, les horaires de départ des trains et de convocation des parents sont disponibles sur le site Vitanim.fr, mis à la disposition des directeurs et animateurs pour le recrutement et la préparation des colonies. Au fur et à mesure du recrutement, les directeurs de colo doivent affecter les animateurs à un convoyage en particulier. Il veille à respecter un taux d’encadrement minimum de 1 animateur pour 10 enfants pour chaque convoyage.
Exemple : si 13 enfants partent de Paris pour le centre de Mancy, il sera affecté 2 animateurs à ce transport.
Cependant, il arrive souvent que plusieurs colonies de vacances soient regroupées sur le même centre, ce qui permet aux directeurs de mutualiser leur effectif sur les convoyages, donc de ne pas avoir à envoyer tous les animateurs. Le personnel n’étant pas réquisitionné pour assurer les convoyages est donc convié sur le centre de vacances 2 jours avant le début de la colonie pour commencer à préparer l’arrivée des enfants.

Quelques jours avant la colo, les animateurs responsables des convoyages reçoivent de Vitacolo tous les billets de train qui leur seront nécessaires. Comme il est responsable de ces billets qui représentent souvent une importante somme d’argent, il peut aussi arriver que Vitacolo envoie un code SNCF à l’animateur pour qu’il puisse retirer les billets prépayés directement aux bornes automatiques présentes dans les gares.

2) Le convoyage aller.  Exemple de l'organisation prévue sur chaque colonie de vacances été 2011:
Les animateurs arrivent sur place impérativement 30 minutes avant l’heure de rendez-vous fixée aux parents. Ils mettent leurs tee-shirts Vitacolo, afin d’être parfaitement identifiés par les familles. Les animateurs présents pour le convoyage auront en effet pour mission d’assurer le lien entre les parents et l’organisme, de répondre aux questions, d’expliquer le déroulement du convoyage et de faire remonter les éventuelles questions auprès du directeur de la colonie.

L’animateur responsable du convoyage doit noter chaque nouvel arrivant, en cochant son nom dans la fiche de convoyage. Si un parent n’a pas encore transmis à Vitacolo la fiche sanitaire de son enfant, l’animateur responsable du convoyage doit lui demander de la remplir sur place, quitte à ce que les informations concernant les vaccins soient demandés ultérieurement par téléphone, dans le cas où le parent n’est plus trop sûr des vaccinations de l’enfant. La fiche convoyage comporte d’ailleurs une case indiquant si la fiche sanitaire a effectivement été transmise à Vitacolo. La fiche de convoyage indique les horaires à respecter par les animateurs pour le bon déroulement du transport jusqu'au lieu de la colonie de vacances.

Les animateurs de la colonie de vacances font monter les enfants un par un dans le train, en cochant le nom de chaque enfant au fur et à mesure (la fiche convoyage contient une case « enfant arrivé » et une case « enfant monté dans le train »). Une fois qu’un enfant est monté dans le train, il ne redescend plus, il doit donc faire son dernier bisou aux parents avant d’embarquer…pour le monde extraordinaire des colonies de vacances.

En cas de groupe important (exemple : Paris), nous demandons à nos animateurs de s’organiser de la manière suivante :
Un animateur se poste à l’entrée et s’occupe de ranger les bagages des enfants.
Un second animateur se poste à l’intérieur du wagon et installe les enfants aux places indiquées sur les billets de train.
Au cas où les billets seraient dispersés dans plusieurs wagons, l’animateur engage poliment des négociations avec les voyageurs pour échanger les places.
Une fois que tous les enfants sont installés, les animateurs vérifient une deuxième fois que tout le monde est bien là
Une fois le train arrivé, le groupe va se diriger vers le car. Nous préconisons d’attendre que tous les voyageurs soient partis avant de faire descendre les enfants. Les animateurs vérifient et revérifient qu’aucune valise n’a été oubliée.
Une fois les enfants descendus, le groupe rejoint le car et s’installe en vérifiant bien que chaque enfant est présent.

En cas de correspondances, nous demandons aux animateurs de la colonie de vacances de prévoir des jeux et petites activités permettant d’occuper les enfants pendant l’attente dans la gare, qui peut parfois être relativement longue.
Un car attend les différents groupes de convoyage à la gare d’arrivée, c’est pourquoi certains groupes doivent attendre que d’autres arrivent avant de pouvoir rejoindre le centre de vacances (en général 2 ou 3 aller-retours sont organisés en fonction du temps d’attente entre les différents groupes).

3)Le convoyage retour :

Quelques jours avant la fin de la colonie de vacances, le directeur rappelle via le blog photo les informations concernant les différentes gares d’arrivée. Le jour-même, le groupe prend le car depuis le centre et arrive à la gare 45 minutes avant le départ du train. L’embarquement se fait le plus tôt possible, dès que le train entre en gare. À l’arrivée, l’animateur responsable du convoyage garde avec lui les enfants dont les parents doivent rembourser des frais médicaux. Les justificatifs auront été envoyés par la poste auparavant, aussi l’animateur n’aura plus qu’à demander, poliment, le chèque de remboursement. Les parents dont l’enfant fait l’objet d’un suivi médical particulier reçoivent également la fiche sanitaire de leur enfant, annotée des remarques quotidiennes que l’assistant sanitaire aura pris soin d’inscrire tout au long de la colonie.Le responsable du convoyage ne peut partir tant que tous les enfants n’ont pas été rendus à leurs parents. Il connaît le numéro du siège de Vitacolo, ainsi que les numéros de tous les parents, au cas où il est confronté à un quelconque problème.

Spécialiste des convoyages réussis, vitacolo vous propose de découvrir ses colonies de vacances sécurisées et éducatives sur son site internet.
 

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